El Presupuesto
Contar con un presupuesto permite planificar un mejor uso del dinero, en especial lo referido a gastos, y ayuda a adquirir la disciplina necesaria para cumplir con las obligaciones y aprovechar oportunidades.
Asimismo, permite:
Para una empresa es vital poder tener una herramienta como el presupuesto para ir manejando los gastos, dentro de lo posible, o priorizándolos en base a cuándo se considera que tendrá mayores o menos ingresos.
En cambio, para una persona o una familia, no es realmente necesario realizar una proyección de todo el año, salvo que se desee realizar un gasto o inversión de una alta cuantía y sea relevante tener una idea sobre si se podrá llevar a cabo o no.
Sin embargo, eso no significa que no haya que registrar nada. Vamos a aprender una metodología de registración de la información para personas o familias bastante sencillo que no requiere de tanta energía como es el armado de un presupuesto y es muy útil en el día a día para tener un control sobre los ingresos y los gastos.
Para esta tarea sería muy ventajoso amigarse con el uso de hojas de cálculo, ya que se va a utilizar bastante, aunque con funciones muy sencillas.
Registración de las transacciones
Las finanzas sostenibles son aquellas que adoptan un criterio ético e incluyen factores sociales
y medioambientales en las decisiones de inversión a largo plazo. Esta nueva forma de enfocar
las finanzas supone un cambio de cultura para el mundo financiero que, poco a poco, se está adaptando para satisfacer las demandas de un público cada vez más concienciado.
¿En qué consisten?
Lo primero que se debe hacer es clasificar a los gastos que tiene la familia en grandes categorías. Por ejemplo, todos los gastos de carnicería, verdulería, dietética, productos de limpieza, y otros tipos de alimentos los podemos incorporar en una categoría llamada: ALIMENTOS Y LIMPIEZA.
Y así con el resto de los gastos. Considerar que para armar una categoría debe ser significativo el monto de dinero que se gasta en la misma.
Otras categorías pueden ser, por ejemplo: AUTO, ESTUDIOS, IMPUESTOS Y SERVICIOS, ALQUILER, MANTENIMIENTO DEL HOGAR, VACACIONES, VESTIMENTA y agregaremos una de VARIOS, donde pondremos todos los gastos que no están incluidos en ninguna de las categorías anteriores.
Luego de armar las categorías vamos a pensar subcategorías que irían adentro de cada una. Siguiendo con el ejemplo anterior, dentro de la categoría ALIMENTOS Y LIMPIEZA, puedo armar
las subcategorías: CARNES Y PESCADOS, VERDURAS Y FRUTAS Y DIETÉTICA.
Tener en cuenta que la elección de categorías y subcategorías dependen de las costumbres de cada persona o familia. No hay únicas formas, cada uno debe crearlas en base a su comodidad.
Ahora sí, una vez que se tienen pensadas las categorías y subcategorías armar en la hoja de cálculo una solapa con 6 columnas:
Dentro de forma de pago pondremos las distintas maneras que uno utiliza para realizar compras, por ejemplo:
Si poseen varias tarjetas de crédito o débito aclaren la tarjeta y el banco.
En la columna Detalle pueden cargar un detalle más específico de lo que compraron.
Una vez que tienen todo armado (deben crear una solapa por mes), no hay más excusas, se puede arrancar a registrar.
Es importante comprometerse con qué gastos irán registrando en la hoja de cálculo todas las transacciones que hagan. Sino, la información a fin de mes no será de fiar y este ejercicio no les habrá sido de utilidad.
Una vez que finaliza el mes, y con todas las transacciones de compras ya registradas, se debe continuar con dos tareas:
Se aconseja que, si las fuentes de ingresos son muchas y generan muchas transacciones al mes, armar otra hoja de cálculo con un esquema similar, pero para registrar los ingresos. Si sólo contamos con un salario, como podría ser lo habitual, no es necesario.
Algunas fuentes posibles de ingresos serían:
Armado del Presupuesto
Veamos el caso de Diana y Sergio. Ambos tienen su trabajo en relación de dependencia, tienen 2 hijos que concurren a un colegio privado, tienen 1 auto, pagan alquiler de un departamento de 4 ambientes y, además, Diana tiene un pequeño emprendimiento que le genera una ganancia mensual.
Una vez que cuentan con los totales, tanto de gastos como de ingresos, armar un esquema como el siguiente:
Salario Sergio
Intereses ganados por el plazo fijo
Emprendimiento Diana
$ 1.400.000
-
$ 700.000
Impuestos y servicios (incluye expensas)
Alimentos y limpieza
Mantenimiento del hogar
Estudios
Alquiler
Vacaciones
Salud
Auto
$ 350.000
$ 550.000
$ 150.000
$ 450.000
$ 750.000
$ 140.000
$ 150.000
$ 210.000
Ingresos - gastos (Flujo de caja mes)
Inversión en Plazo fijo
Devolución de plazo fijo
Saldo de Caja al Cierre
$ 550.000
-
-
$ 800.000
Y EN LOS BANCOS
Caja de ahorro banco 2
Efectivo
Saldo en billeteras virtuales
$ 240.000
$ 160.000
$ 50.000
Para entender bien el cuadro, el mismo está dividido en 4 partes:
En la primera parte están los ingresos por cada fuente de ingresos y su total ($3.700.000).
En la segunda, los totales de gastos de cada categoría y su total ($3.150.000).
Luego, aparece un tercer cuadro donde aclara el saldo de caja al inicio y lo suma a los movimientos que hubo en el mes (ingresos-gastos), brindando un total de saldo de caja al cierre. Este saldo
al cierre debe coincidir con el total de dinero que se tiene entre casa, el efectivo y las cuentas bancarias.
Este saldo al cierre, por otra parte, será el saldo al inicio del próximo mes, y así sucesivamente.
Proyección de 1 o 2 meses del Presupuesto
Una vez que cerramos el mes que transcurrió, podemos proyectar qué sucederá con cierta exactitud 1 o 2 meses hacia adelante.
Supongamos que, a los gastos habituales, la familia de Sergio y Diana deciden comprarse un electrodoméstico en cuotas, por lo que la categoría de Mantenimiento del hogar se incrementará sustancialmente. El resto de las categorías no sufren demasiadas variaciones.
Además, ambos cobran el aguinaldo en el mes de junio, por lo que deciden invertir en un plazo fijo.
El cuadro quedaría de esta manera…
Salario Sergio
Intereses ganados por el plazo fijo
Emprendimiento Diana
$ 1.400.000
-
$ 700.000
$ 2.100.000
-
$ 600.000
$ 1.400.000
$ 100.000
$ 800.000
Impuestos y servicios (incluye expensas)
Alimentos y limpieza
Mantenimiento del hogar
Estudios
Alquiler
Vacaciones
Salud
Auto
$ 350.000
$ 550.000
$ 150.000
$ 450.000
$ 750.000
$ 140.000
$ 150.000
$ 210.000
$ 360.000
$ 600.000
$ 250.000
$ 460.000
$ 750.000
$ 140.000
$ 170.000
$ 220.000
$ 360.000
$ 620.000
$ 250.000
$ 460.000
$ 750.000
$ 140.000
$ 170.000
$ 230.000
Ingresos - gastos (Flujo de caja mes)
Inversión en Plazo fijo
Devolución de plazo fijo
Saldo de Caja al Cierre
$ 550.000
-
-
$ 800.000
$ 1.730.000
$ 2.000.000
-
$ 530.000
$ 500.000
$ 2.100.000
$ 2.100.000
$ 1.030.000
Y EN LOS BANCOS
Caja de ahorro banco 2
Efectivo
Saldo en billeteras virtuales
$ 240.000
$ 160.000
$ 50.000
$ 100.000
$ 160.000
$ 120.000
$ 80.000
$ 30.000
$ 160.000
El concepto que se agrega, que durante mayo no había aparecido, es el de inversión en plazo fijo en el mes de junio. Como la familia debe retirar de su caja de ahorro el monto a invertir, será un movimiento negativo, y al mes siguiente, como el banco devuelve el capital más los intereses ($100.000), incorporamos el total (capital + intereses) como devolución de plazo fijo. Durante julio también la familia decide invertir nuevamente el plazo fijo, por lo que los $2.100.000 otra vez son retirados de la caja de ahorro.
Entonces, ¿Cuánto es el ahorro de esta familia?
La respuesta correcta sería que, mes a mes, puede ahorrar la diferencia entre ingresos y egresos. Sin embargo, como parte del dinero lo necesita para tenerlo en caja por si surgen gastos imprevistos, la familia decidió ahorrar solamente el monto invertido en el plazo fijo.
Análisis del flujo de fondos
Estos cuadros que hemos estado viendo nos ayudan muchísimo a entender si en el transcurso del mes la familia podrá ahorrar o no y qué monto aproximadamente. Pero en el día a día, los ingresos muchas veces no están coordinados con los gastos, por lo que hay que asegurarse que la familia tenga en el banco lo suficiente para pagar las tarjetas y los gastos de principio de mes, aunque no hayan cobrado todavía.
Acuérdense que el no pago de una tarjeta en tiempo y forma genera intereses.
Para ello veremos un ejemplo de cómo se pueden planificar los movimientos de dinero, pero en el transcurso del mes.
$ 800.000
(sin la inversión en el plazo fijo)
Fíjense que tanto los ingresos como los egresos totales coinciden exactamente con los ingresos y egresos que tendrá la pareja en el mes de junio.
La diferencia con el cuadro anterior es que pueden ver, en la columna de saldo, en qué momento del mes puede llegar a haber sobrante o faltante de dinero. Si en algún momento hubiera faltante, en la columna de saldo, en alguna fecha, el monto daría negativo, y en ese caso deberíamos recalcular los gastos fijando prioridades, atrasar pagos o ver la manera de generar algún ingreso adicional para evitar un saldo negativo.
En el caso de que haya sobrantes, como le sucede a esta familia, hay que prestar atención e invertir el dinero en el momento adecuado para generar un mayor ingreso el mes siguiente.
A la acción se ha dicho
Con el presupuesto final terminado, el siguiente paso es comenzar a CUMPLIR con lo proyectado. Mientras más disciplina haya para seguir el presupuesto, mejores resultados se obtendrán.
El seguimiento y control del cumplimiento del presupuesto deben convertirse en hábitos.
Lo ideal sería poder procurar que nuestro monto destinado a ahorro sea cada vez mayor y no tentarse con nuevos gastos, salvo que éstos sean justificados.
Por último, es importante siempre recurrir a esta herramienta cuando se deban tomar decisiones importantes relacionadas con el dinero, ya sea que se trate de endeudarse o invertir.
Es fundamental, antes de tomar decisiones económicas o financieras importantes, tener claridad sobre los números de la economía familiar.